Việc đăng ký trở thành hồ sơ Shopee Mall là cột mốc lớn với bất kỳ doanh nghiệp hoặc chủ shop nào trên sàn thương mại điện tử. Tuy nhiên, quy trình xét duyệt hồ sơ Shopee Mall luôn đi kèm nhiều rào cản về pháp lý, vận hành, nhận diện thương hiệu và chất lượng sản phẩm. Đã có không ít Shop liên tục bị từ chối hồ sơ dù đã chuẩn bị kỹ càng, gây lãng phí thời gian, chi phí và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh bền vững.
TuKi Group sẽ phân tích chuyên sâu các nhóm lỗi thường gặp nhất khiến hồ sơ lên Shopee Mall bị từ chối, đồng thời đưa ra giải pháp thực tiễn, sát với quy trình hiện hành, giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ thành công ngay từ lần đầu nộp hồ sơ.
1. Nhóm lỗi pháp lý, hồ sơ pháp nhân và chứng nhận thương hiệu
Các lỗi phổ biến:
Không có hoặc thiếu giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ (không đúng ngành nghề, chưa cập nhật thông tin, hết hạn…).
Không có giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hóa hoặc giấy xác nhận bảo hộ thương hiệu tại Việt Nam.
Đại lý, nhà phân phối không có giấy ủy quyền/hợp đồng phân phối chính hãng (bản gốc hoặc bản scan không hợp lệ, thiếu dấu, thiếu thông tin xác thực).
Các loại giấy tờ nộp bản scan/photo mờ, mất góc, thiếu chữ ký hoặc không khớp thông tin với tài khoản Shop trên sàn.
Thông tin pháp nhân (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ) trên giấy tờ không khớp với tài khoản đăng ký Mall S.
Giải pháp khắc phục:
Chuẩn bị đầy đủ, đối chiếu cẩn thận thông tin giữa giấy tờ pháp lý và tài khoản Shop trước khi nộp hồ sơ.
Ưu tiên sử dụng bản scan màu, rõ nét, có dấu đỏ, chữ ký đầy đủ.
Nếu là đại lý/phân phối, bắt buộc phải có giấy ủy quyền/hợp đồng chính hãng còn hiệu lực, có xác thực từ thương hiệu chủ quản.
Cập nhật hồ sơ pháp nhân đầy đủ, rà soát lại giấy phép kinh doanh theo đúng lĩnh vực đăng ký.
2. Nhóm lỗi hồ sơ sản phẩm, chứng nhận chất lượng và nguồn gốc xuất xứ
Các lỗi phổ biến:
Thiếu hoặc sai lệch giấy tờ chứng nhận chất lượng (giấy kiểm định, giấy phép an toàn thực phẩm, chứng nhận hợp quy/quốc tế).
Không cung cấp mã vạch, mã số sản phẩm hoặc giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.
Danh mục sản phẩm đăng ký trên hồ sơ không trùng khớp với thực tế Shop đang bán.
Thiếu các tài liệu, hình ảnh minh chứng về bao bì, nhãn mác, đóng gói sản phẩm.
Giải pháp khắc phục:
Đối chiếu kỹ thông tin sản phẩm giữa giấy tờ và thực tế, đảm bảo nhất quán.
Bổ sung mã vạch, các giấy tờ kiểm định/chứng nhận đúng quy định từng ngành hàng.
Cập nhật lại danh mục sản phẩm trên Shop và trong hồ sơ nộp lên Mall Shopee, đảm bảo thống nhất.
Chụp ảnh, scan rõ nét bao bì, nhãn sản phẩm thực tế đi kèm hồ sơ.
3. Nhóm lỗi vận hành, chỉ số gian hàng và lịch sử vi phạm
Các lỗi phổ biến:
Tài khoản Shop từng bị phạt điểm, cảnh báo do vi phạm chính sách sàn, giao hàng trễ, tỷ lệ khiếu nại cao.
Các chỉ số vận hành (tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ phản hồi tin nhắn, điểm đánh giá khách hàng) chưa đạt mức yêu cầu của Mall S.
Shop từng bị khóa sản phẩm, khóa gian hàng, dính các lỗi vi phạm chất lượng hoặc vi phạm bản quyền.
Giải pháp khắc phục:
Chủ động rà soát, nâng cấp quy trình vận hành: đảm bảo tốc độ giao hàng, tỷ lệ khiếu nại thấp, chăm sóc khách hàng tốt.
Đảm bảo các chỉ số vận hành ổn định tối thiểu 3–6 tháng liên tục trước khi nộp hồ sơ Mall S.
Chủ động liên hệ bộ phận hỗ trợ Shopee để nhờ hướng dẫn cụ thể về các chỉ số còn thiếu/hạn chế.
4. Nhóm lỗi nhận diện thương hiệu và chất lượng gian hàng
Các lỗi phổ biến:
Gian hàng thiếu hoặc không đồng nhất bộ nhận diện thương hiệu (logo, banner, ảnh sản phẩm, màu sắc chủ đạo…).
Ảnh đại diện, banner, ảnh sản phẩm chất lượng thấp, mờ nhòe, sai kích thước, không phản ánh được hình ảnh thương hiệu.
Thiếu các tài liệu minh chứng về nhận diện thương hiệu, hoạt động marketing, truyền thông.
Không đáp ứng đủ các điều kiện về nhận diện thương hiệu theo tiêu chí Shopee Mall quy định, gồm:
– Điều kiện – Tiêu chí nhận diện thương hiệu khi đăng ký Shopee Mall:
+ Website thương hiệu hoặc tên miền hợp lệ
Phải sở hữu website riêng của thương hiệu, hoặc tên miền đã được đăng ký qua Bộ Khoa học và Công nghệ – Trung tâm Internet Việt Nam (VNNIC).
Tên miền phải còn thời hạn trên 1 năm kể từ thời điểm đăng ký xét duyệt Shopee Mall.
Website cần hiển thị đầy đủ thông tin thương hiệu, thông tin liên hệ, sản phẩm, logo, hình ảnh đồng bộ với gian hàng trên sàn.
+ Tài khoản mạng xã hội hợp lệ
Có tài khoản Facebook hoặc Instagram chính thức đại diện cho thương hiệu.
Số lượng người theo dõi tối thiểu 5,000 followers tại thời điểm đăng ký.
Trong vòng 30 ngày gần nhất trước khi nộp hồ sơ, tài khoản mạng xã hội cần có ít nhất 01 bài đăng mới liên quan đến thương hiệu/sản phẩm.
Thông tin trên mạng xã hội (tên, logo, nội dung, hình ảnh) phải đồng nhất với gian hàng đăng ký Shopee Mall.
Biện pháp khắc phục:
Đầu tư xây dựng và hoàn thiện website thương hiệu:
Nếu chưa có website, hãy chủ động đăng ký tên miền tại VNNIC, ưu tiên .vn hoặc các đuôi quốc tế (com, net…) có đăng ký xác thực.
Thiết kế website đồng bộ bộ nhận diện (logo, màu sắc, font chữ), cập nhật thông tin thương hiệu rõ ràng.
Đảm bảo website còn thời hạn trên 1 năm, kiểm tra kỹ giấy tờ chứng nhận tên miền.
Xây dựng và phát triển tài khoản mạng xã hội:
Nếu chưa đủ 5,000 followers, hãy tập trung xây dựng nội dung hữu ích, quảng bá tăng tương tác để đạt mốc tối thiểu.
Duy trì hoạt động thường xuyên, đảm bảo tài khoản có bài đăng mới trong 30 ngày gần nhất trước thời điểm nộp hồ sơ.
Tất cả thông tin trên mạng xã hội (ảnh đại diện, thông tin liên hệ, nội dung bài đăng) phải trùng khớp, đồng nhất với thương hiệu trên Shopee Mall.
Chuẩn hóa bộ nhận diện thương hiệu trên mọi nền tảng:
Đầu tư hình ảnh chất lượng cao cho avatar Shop, banner, ảnh sản phẩm, hình ảnh mô tả sản phẩm đúng chuẩn Shopee Mall.
Bổ sung các tài liệu chứng minh hoạt động marketing: poster, hình ảnh sự kiện, bằng khen, báo chí, các bài truyền thông đã xuất hiện về thương hiệu.
Đảm bảo sự nhất quán nhận diện giữa website, mạng xã hội và gian hàng đăng ký Mall.
5. Nhóm lỗi về quy trình nộp hồ sơ và trao đổi thông tin với Shopee
Các lỗi phổ biến:
Nộp hồ sơ nhiều lần không thành công nhưng không chủ động xin phản hồi lý do bị từ chối.
Hồ sơ thiếu checklist, thiếu file song ngữ (trường hợp có yêu cầu), chưa đúng form mẫu cập nhật mới nhất.
Không cập nhật các thay đổi, bổ sung quy định từ Mall S dẫn đến hồ sơ thiếu hoặc sai lệch thông tin.
Giải pháp khắc phục:
Luôn chủ động liên hệ bộ phận hỗ trợ Shopee Mall để hỏi rõ lý do từ chối, lấy feedback trực tiếp.
Sử dụng checklist cập nhật mới nhất, đối chiếu kỹ các mục hồ sơ bắt buộc trước khi gửi.
Thường xuyên cập nhật quy định mới từ sàn và điều chỉnh hồ sơ cho phù hợp.
Lưu ý khi chuẩn bị và nộp hồ sơ lên Shopee Mall
Kiểm tra kỹ toàn bộ giấy tờ, tài liệu, đối chiếu thông tin giữa thực tế và hồ sơ.
Đảm bảo thông tin đồng nhất, hợp lệ, đúng pháp luật và quy định của Shopee Mall.
Luôn sẵn sàng bổ sung, chỉnh sửa hoặc cung cấp thêm bằng chứng xác thực nếu được yêu cầu.
Chủ động lưu lại email, phản hồi từ đội ngũ xét duyệt để hỗ trợ xử lý các trường hợp cần tra soát lại.
Bạn cần hỗ trợ setup, chuẩn hóa hồ sơ, xây dựng nhận diện thương hiệu và tối ưu quy trình nộp Shopee Mall? Liên hệ ngay Tuki Group để được tư vấn miễn phí, tăng tỷ lệ thành công ngay từ lần đầu nộp hồ sơ TẠI ĐÂY nhé!
