Vì sao cần biết tiêu chuẩn kho vận hành trước khi thuê?
Khi kinh doanh online, kho không chỉ là “nơi để hàng”. Kho vận hành là bộ máy xử lý đơn, nơi quyết định tốc độ giao hàng, độ chính xác, chi phí và uy tín thương hiệu. Việc hiểu đúng tiêu chuẩn kho vận hành giúp shop chọn đúng đối tác, tránh rủi ro mất đơn, mất tiền và mất khách.
Rất nhiều shop chỉ nhìn vào giá thuê kho mà bỏ qua năng lực vận hành. Đây là lý do xuất hiện tình trạng giao chậm, sai SKU, tồn kho ảo và hoàn hàng tăng cao. Nắm rõ tiêu chuẩn kho vận hành sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm đó.
Tiêu chuẩn 1 – Tốc độ xử lý đơn hàng dưới 4 giờ
Vì sao tốc độ là tiêu chuẩn quan trọng nhất của kho vận hành?
Trong TMĐT, tốc độ xử lý đơn hàng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ giao thành công và trải nghiệm khách hàng. Một kho vận hành chuẩn phải đảm bảo:
- Thời gian xử lý đơn < 4 giờ từ lúc hệ thống tạo đơn
- Đơn được đẩy sang đơn vị vận chuyển trong ngày
- Không tồn đọng đơn từ ngày hôm trước
- Ưu tiên đơn hỏa tốc và đơn livestream
Hậu quả nếu kho xử lý chậm
- Rớt đơn trong livestream
- Giao trễ 1-2 ngày → bị đánh giá 1 sao
- Tăng tỷ lệ hoàn 10-20%
- Tụt độ hiển thị trên sàn Shopee – TikTok
Tốc độ càng quan trọng với ngành nào?
- Thời trang (đơn nhiều – đổi trả cao)
- Mỹ phẩm (yêu cầu giao nhanh)
- Mẹ và bé (khách cần gấp)
Kho vận hành chuẩn không bao giờ để đơn vượt quá 4 giờ.
Tiêu chuẩn 2 – Độ chính xác tồn kho ≥ 99.5%
Tồn kho chính xác là nền tảng vận hành ổn định
Sai lệch tồn kho dẫn đến:
- Báo còn nhưng thực tế hết
- Báo hết nhưng thực tế còn
- Chạy ads vào sản phẩm hết → lỗ tiền
- Không xoay kịp hàng khi khách cần
Kho vận hành chuẩn phải có:
- Hệ thống WMS kiểm soát theo SKU
- Quy trình nhập – xuất 2 bước kiểm tra
- Đối soát tồn kho định kỳ
- Video hoặc ảnh lưu trữ đóng gói
Nguyên nhân sai tồn kho của kho kém chuẩn
- Không scan mã vạch
- Nhập hàng không gắn SKU
- Nhân sự lưu hàng sai vị trí
- Không phân loại mã bán chạy – mã chậm
Một kho đạt tiêu chuẩn chỉ chấp nhận sai lệch < 0.5%.
Tiêu chuẩn 3 – Quy trình Pick – Pack – Outbound chuẩn hóa
Pick (nhặt hàng) phải có quy trình tối ưu tốc độ
Kho vận hành chuẩn phải:
- Sử dụng picklist tự động từ hệ thống
- Bố trí sản phẩm theo tần suất bán (ABC)
- Kiểm tra chéo trước khi chuyển sang đóng gói
Điều này giúp giảm 30-40% thời gian pick và giảm sai SKU.
Pack (đóng gói) phải có tiêu chuẩn theo ngành hàng
Kho chuyên nghiệp không đóng gói “cho có”, mà có tiêu chuẩn rõ:
- Thời trang → túi zip + chống nhăn
- Mỹ phẩm → bubble 3 lớp + hộp carton
- Chăn ga → đóng kiện chống bụi
- Điện tử → chống sốc + cảnh báo dễ vỡ
Đóng gói chuẩn giúp giảm khiếu nại, nâng điểm đánh giá shop.
Outbound (xuất hàng) phải liên tục, không dồn đơn
Tiêu chuẩn outbound của kho tốt:
- Giao cho đơn vị vận chuyển 4-6 lần/ngày
- Ưu tiên đơn hoàn COD
- Ưu tiên đơn hỏa tốc
- Theo dõi trạng thái đơn theo thời gian thực
Kho yếu thường dồn đơn, khiến giao hàng chậm và shop mất điểm.
Tiêu chuẩn 4 – Tích hợp hệ thống WMS/OMS theo thời gian thực (Realtime)
Hệ thống quyết định chất lượng vận hành
Kho vận hành mà không có hệ thống WMS/OMS là kho thủ công → dễ sai.
Hệ thống WMS chuẩn phải:
- Đồng bộ tồn kho
- Tạo picklist tự động
- Theo dõi trạng thái đóng gói
- Lưu lịch sử xuất nhập
- Kết nối đa sàn (Shopee, TikTok, Lazada, Facebook…)
Lợi ích của hệ thống realtime
- Chủ shop theo dõi đơn hàng trực tiếp
- Hạn chế sai đơn
- Chủ động điều chỉnh tồn kho
- Giảm 90% tình trạng “không biết hàng đang ở đâu”
Một kho không có WMS → KHÔNG nên thuê, dù giá rẻ.
Tiêu chuẩn 5 – Tính minh bạch và khả năng kiểm soát của chủ shop
Minh bạch là tiêu chí quan trọng nhất khi thuê kho
Kho đạt tiêu chuẩn phải cho phép:
- Truy xuất video đóng gói
- Kiểm kê đối soát minh bạch
- Thống kê tồn – xuất – hoàn rõ ràng
- Báo cáo sai lệch theo ngày/tuần
Vì sao tiêu chí này giúp shop an tâm?
- Hạn chế thất thoát
- Chủ shop nắm được tình trạng từng SKU
- Khi có khiếu nại → đối soát ngay bằng video
- Đảm bảo không có chi phí ẩn
Minh bạch không phải là “tính năng thêm”, mà là tiêu chuẩn bắt buộc.
Thuê kho không khó, khó là biết chọn kho đạt chuẩn
Hiểu đúng 5 tiêu chuẩn kho vận hành giúp shop:
- Tránh mất tiền, mất đơn, mất khách
- Tăng tốc độ giao – tăng tỉ lệ chuyển đổi
- Giảm áp lực vận hành
- Tập trung vào marketing và sản phẩm
Đây là nền tảng để shop phát triển bền vững trong TMĐT.
Bạn muốn TUKI GROUP đánh giá miễn phí quy trình vận hành của shop? Đăng ký ngay để trải nghiệm 30 ngày dùng thử kho – không ràng buộc – không chi phí.
